为深化财务改革,提高公务支出透明度,减少现金支付结算,规范公务卡使用,根据《湖北省省级行政事业单位公务卡结算方式管理办法》(鄂财库〔2006〕19号)、《省财政厅关于在省级预算单位全面实施公务卡制度的通知》(鄂财库发〔2012〕16号)等有关规定及银行卡章程相关条款,特制定本暂行办法。
第一条 公务卡是金融机构发放的,具有一定透支额度与透支免息期,由学院在职人员持有的,主要用于日常公务活动结算的一种贷记卡。
公务卡分为个人公务卡和单位公务卡。个人公务卡是学院在职职工以个人名义开立的贷记卡,职工个人作为持卡人并承担相应法律责任。单位公务卡是以学院名义开立的贷记卡,学院作为持卡人并承担相应法律责任。
第二条 公务卡结算方式是指学院各单位、部门或在职职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费,在规定的期限内由财务处审核后报销还款的一种结算方式。
第三条 公务卡结算方式的适用范围
(一)原使用现金结算方式的零星商品服务支出,包括差旅费、公务接待费、培训费、手续费等费用;
(二)原使用转账结算方式、单笔金额在500元以上5万元以下的小额商品服务采购支出,包括设备购置费、办公费、会议费、咨询费、租赁费、邮电费、水费、电费、维修费等费用。
第四条 公务卡相关政策
(一)公务卡实行免费开卡、免收年费、免担保、免开存款账户、到期免费换卡。
(二)公务卡具有一定的透支额度。个人公务卡透支额度上限原则上不超过5万元人民币,单位公务卡透支额度上限不超过20万元人民币。
(三)公务卡具有20-56天的消费透支免息期。
(四)具有多种还款方式。
(五)享受发卡银行与银联的各项优惠活动。
(六)一律采用专用BIN号为628开头大银联标准公务卡。
(七)失卡零风险。
第五条 为保障国库集中支付的顺利清算和公务卡的有序运作,按照省财政厅相关规定,公务卡的发卡银行为零余额账户开户银行。
第六条 按照“持卡人员承担用卡经济责任、开卡银行承担挂失经济风险、单位承担公务还款责任、财政部门负责监督管理”的原则规定,学院应与公务卡代理银行签订代理服务协议,报省财政厅省教育厅备案。
第七条 职工个人可申领一张个人公务卡。个人公务卡开立的基本程序为:
(一)职工个人公务卡以系部、处室为单位,如实填写“公务卡申请表”,签订“领用合约”,连同相关证明资料一起交财务处;
(二)财务处对职工申请开卡的相关资料进行确认后送代理银行;
(三)代理银行审核职工开卡申请资料,办理个人公务卡;
(四)代理银行将办妥的个人公务卡连同必要的相关资料委托学院财务处发给职工。代理银行按照规定格式,将发卡信息统一报送省财政厅和银联湖北分公司,并录入公务卡支持系统。
第八条 学院在代理银行可开立一张单位公务卡。单位公务卡开立的基本程序为:
(一)学院向省财政厅提出开立单位公务卡的书面申请,由省财政厅按照《省级预算单位银行账户管理暂行办法》的有关规定进行审核;
(二)学院向人民银行出具省财政厅的批文以及开立专用存款账户所需的其他开户资料申请开户,人民银行按规定审定后颁发“开户许可证”;
(三)学院填写“公务卡申请表”,连同省财政厅、人民银行的审批文件送代理银行;
(四)代理银行按规定程序审核单位公务卡开卡资料,办理单位公务卡,与学院签订代理服务协议;
(五)财务处将单位公务卡账号报省教育厅财务处、省财政厅备案。
第九条 财务处按照财务内部控制规范的要求,建立事前报批制度,严格单位公务卡的使用管理。
财务处应分别指定一名单位公务卡的持卡人和保管人,持卡人负责掌握单位公务卡的密码,负责在刷卡消费时签名;保管人负责单位公务卡的日常保管,将其存放于指定的保险柜中。
对需要使用单位公务卡进行结算的支出业务,应填写“单位公务卡使用申请表”,由使用单位、部门经办人、负责人签字并报财务处审批后,方可使用单位公务卡。使用单位公务卡时必须有两人以上经办人员在场,原则上由持卡人进行刷卡消费,特殊情况可由持卡人授权其他人员进行刷卡消费。
第十条 持卡职工按“事前报批”的原则使用个人公务卡消费时,应取得报销凭证(发票)和持卡人消费签名的消费交易凭条(刷卡机打印的小票),无刷卡机打印的小票一律不予核销。
第十一条 持卡人刷卡消费后,应在透支免息期内填写报销单,附上消费交易凭条和发票,到财务处审核报销。超过规定时间不报销产生的罚息,由持卡人自行承担。
第十二条 财务处按规定对报销凭证进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销。
(一)报销资金已经纳入国库集中支付的,登录国库集中支付系统,录入消费交易凭条的相关信息,核实后确定可报销金额,生成《财政授权支付凭证》或《财政直接支付用款申请》,通过国库集中支付资金清算系统向公务卡账户或个人账户转账结算,完成报销程序。
(二)报销资金没有纳入国库集中支付的,财务处应登陆中国银联股份有限公司湖北分公司或开卡银行提供的公务卡信息系统,录入消费交易凭条的相关信息核实相应公务消费信息,确定可报销金额,通过相关账户向公务卡账户或个人账户转账结算,完成报销程序。
第十三条 财务处在收到支付凭证回单后,将报销凭证、消费交易凭条及支付凭证回单等原始凭证按照现行会计核算办法登记入账。
第十四条 学院实行公务卡结算方式后,工资、津补贴、奖金等工资性支出通过个人工资卡结算,商品服务支出通过公务卡结算,职工在公务活动中垫付的现金通过个人工资卡报销还款,一般情况下单位不再使用现金结算。
属于下列情况之一,经财务处审核同意后,可以继续使用现金结算:
(一)确需用现金发放的慰问费或其他抚恤救济性支出;
(二)确需用现金发放给非本院职工、单笔金额在1000元以下的一次性费用;
(三)确需用现金支付给单位临时聘用人员(不含长期聘用人员)的费用;
(四)在个别确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的、金额在500元以下的零星支出;
(五)单笔金额在500元以下的职工差旅补助费;
(六)其他特殊情况经学院批准的支出项目。
第十五条 实行公务卡结算方式后,原则上不再向职工个人办理借款。特殊情况确需借款的,应将借款支付至借款人的工资卡账户,不得以现金方式支付。职工退还借款时,应填制银行进账单或现金缴款单,将款项退还学院原支付资金的账户。
第十六条 实行公务卡结算不改变学院现行财务管理制度和报销基本程序。
第十七条 个人公务卡刷卡消费行为,在财务处审核报销前属个人消费行为。在报销环节,财务处按照现行管理制度对个人公务卡公务消费行为进行合规性审核,对符合报销条件的予以报销,对不符合报销条件不予报销的,由持卡人自行偿还。
第十八条 持卡人应妥善保管和按规定使用公务卡,不得利用公务卡进行套现和恶意透支,否则由持卡人承担相应的经济和法律责任。
第十九条 本办法自印发之日起施行,由财务处负责解释。
附件:湖北省省本级公务卡强制结算目录